مقدمة حول البرنامج التدريبي:

يُعد المساعد التنفيذي ركناً محورياً في منظومة العمل المؤسسي، إذ يعتمد عليه في تنسيق الاجتماعات وإعداد الوثائق وتنظيم الفعاليات بكفاءة عالية. وتكمن أهمية هذا الدور في ضمان الانسيابية بين وحدات العمل ودعم القيادة التنفيذية من خلال التواصل الفعّال والتنسيق الدقيق. يتناول هذا البرنامج الأطر التنظيمية التي تمكّن المساعد التنفيذي من إدارة الاجتماعات والفعاليات وفق معايير احترافية معتمدة. كما يعرض النماذج المؤسسية للتخطيط، المتابعة، والتوثيق التي تعزز جودة الأداء الإداري واستدامة التنظيم المؤسسي.

أهداف البرنامج التدريبي:

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

تحليل الأدوار المؤسسية للمساعد التنفيذي في بيئة العمل الحديثة.
تقييم النماذج التنظيمية لإدارة الاجتماعات ومتابعة القرارات التنفيذية.
تصنيف الأساليب المؤسسية لتنظيم الفعاليات والأنشطة الرسمية.
تحديد آليات التنسيق والاتصال بين الوحدات التنفيذية والإدارية.
قياس كفاءة نظم التوثيق والمتابعة في دعم جودة القرارات المؤسسية.

الفئة المستهدفة:

المساعدون التنفيذيون في الجهات الحكومية والشركات.
منسقو المكاتب والإدارات العليا.
مدراء المكاتب ووكلاء الإدارات التنفيذية.
مسؤولو العلاقات العامة والفعاليات المؤسسية.
موظفو الدعم الإداري في مكاتب القيادات التنفيذية.

محاور البرنامج التدريبي:

الوحدة الأولى:

الدور المؤسسي للمساعد التنفيذي:

المسؤوليات التنظيمية للمساعد التنفيذي ضمن الهيكل الإداري.
المهارات القيادية المطلوبة لدعم مهام الإدارة التنفيذية.
أنظمة العمل التي تحكم التنسيق الإداري والمؤسسي.
العلاقة الوظيفية بين المساعد التنفيذي وصانع القرار.
مؤشرات الأداء التي تقيس فاعلية الدور التنفيذي.

الوحدة الثانية:

إدارة الاجتماعات وفق الأطر المؤسسية:

الخطوات التنظيمية لعقد الاجتماعات الرسمية.
النماذج المعتمدة لإعداد جداول الأعمال والوثائق.
نظم إدارة الوقت داخل الاجتماعات وتوثيق المداولات.
إجراءات المتابعة التنفيذية لقرارات الاجتماعات.
معايير الكفاءة والشفافية في إدارة الاجتماعات المؤسسية.

الوحدة الثالثة:

تنظيم الفعاليات الرسمية والمؤسسية:

الأطر التنظيمية لتخطيط الفعاليات الحكومية والقطاعية.
مراحل إعداد الفعالية من الجدولة إلى التنفيذ.
أساليب التنسيق مع الجهات المشاركة والضيوف الرسميين.
نظم إدارة الضيافة والبروتوكولات المعتمدة.
تقنيات تقييم الأداء التنظيمي بعد تنفيذ الفعاليات.

الوحدة الرابعة:

مهارات الاتصال والتنسيق المؤسسي:

هياكل الاتصال الداخلي بين الوحدات التنفيذية.
الأساليب المهنية في التواصل مع القيادات العليا.
طرق تنسيق المعلومات بين الأقسام وفق التسلسل الإداري.
نظم المراسلات الرسمية وضوابطها المؤسسية.
أساليب إدارة المواقف التنظيمية وتعزيز الانسجام بين فرق العمل.

الوحدة الخامسة:

التوثيق والمتابعة والتحسين المستمر:

آليات توثيق الاجتماعات والفعاليات وفق معايير مؤسسية.
نظم الأرشفة الرقمية وحفظ السجلات الإدارية.
مؤشرات المتابعة لقياس تنفيذ القرارات والمخرجات.
نماذج التقارير التنفيذية وأدوارها في دعم اتخاذ القرار.
استراتيجيات التحسين المستمر في الأداء الإداري والتنظيمي.

إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية

المساعد التنفيذي المتميز في إدارة الاجتماعات وتنظيم الفعاليات